Política de tratamiento de datos personales

1. Identificación del responsable

BRONOVA S.A.S. (en adelante, «Bronova»), sociedad por acciones simplificada constituida bajo las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902.099.193-0, con domicilio en CLL 117 # 42 - 56, Barranquilla, Atlántico, Colombia, es la responsable del tratamiento de los datos personales que recopila directamente.

Bronova también actúa como encargada del tratamiento de los datos personales que sus clientes —en su calidad de responsables— cargan, almacenan y gestionan a través de las plataformas y productos desarrollados por Bronova, incluido Prodenly.

Representante legal: Miguel Ángel Guerra Chamorro, C.C. 1.001.971.285
Correo electrónico: contacto@bronova.co
Teléfono: (605) 322 5918
Sitio web: https://bronova.co

2. Definiciones

Para efectos de esta política, se entiende por:

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato sensible: dato personal que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Incluye, entre otros, datos relativos a la salud, la vida sexual, datos biométricos y origen étnico o racial.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos personales.
Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.
Transferencia: envío de datos personales por parte del responsable o encargado a un tercero que a su vez es responsable y se encuentra dentro o fuera de Colombia.

3. Principios del tratamiento

Bronova aplica los principios establecidos en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 en todo tratamiento de datos personales:

Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley colombiana vigente.
Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al titular.
Libertad: el tratamiento solo se realiza con la autorización previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones legales.
Veracidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
Transparencia: el titular puede conocer en cualquier momento la existencia del tratamiento.
Acceso y circulación restringida: el tratamiento se limita a las personas autorizadas por el titular o por la ley.
Seguridad: la información se protege con medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas.
Confidencialidad: las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información.

4. Tipos de datos que trata Bronova

4.1. Datos que Bronova recopila directamente (como responsable)

Datos de identificación y contacto: nombre, correo electrónico, teléfono, cargo, empresa, ciudad, y datos similares proporcionados al solicitar una cotización, registrarse en un evento, suscribirse a comunicaciones o contactar a Bronova por cualquier canal.
Datos de navegación: dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, páginas visitadas y tiempo de permanencia en bronova.co.
Datos de redes sociales: cuando usted interactúa con las cuentas de Bronova en Instagram, LinkedIn u otras plataformas, el operador de la red social puede compartir con Bronova información básica de su perfil conforme a las políticas de dicha plataforma.

4.2. Datos que los clientes de Bronova cargan en sus plataformas (como encargada)

Los clientes de Bronova (clínicas, empresas, instituciones) utilizan productos como Prodenly para gestionar sus procesos documentales, formularios y firmas electrónicas. En este contexto, los clientes —como responsables del tratamiento— cargan datos personales de sus propios usuarios, pacientes o colaboradores, que pueden incluir:

Datos de identificación: nombre, tipo y número de documento de identidad, correo electrónico, teléfono.
Datos sensibles de salud: diagnósticos, resultados de exámenes (incluyendo electrocardiogramas y ecocardiogramas), historias clínicas, imágenes médicas, consentimientos informados y cualquier otra información de salud que el cliente registre en la plataforma.
Imágenes de firma: la imagen gráfica de la firma capturada electrónicamente.
Datos de encuestas de satisfacción: calificaciones y comentarios proporcionados por los pacientes o usuarios finales sobre la atención recibida.

Bronova trata estos datos exclusivamente por cuenta y bajo las instrucciones de su cliente (el responsable), conforme al contrato de prestación de servicios que incluye las cláusulas de transmisión de datos personales exigidas por la ley.

4.3. Datos de menores de edad

Bronova no recopila directamente datos de menores de edad. Cuando un cliente de Bronova carga datos de menores en sus plataformas (por ejemplo, una clínica pediátrica), dicho cliente, como responsable, debe contar con la autorización del representante legal del menor y asegurar el respeto de sus derechos prevalentes, conforme al artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

5. Finalidades del tratamiento

5.1. Cuando Bronova actúa como responsable

Bronova trata los datos personales que recopila directamente para las siguientes finalidades:

Atender solicitudes de información, cotizaciones y propuestas comerciales.
Celebrar, ejecutar y administrar los contratos con sus clientes.
Prestar soporte técnico y servicio al cliente.
Enviar comunicaciones comerciales, informativas o promocionales sobre los productos y servicios de Bronova, siempre que el titular haya autorizado su recepción.
Gestionar la facturación y los cobros derivados de los servicios prestados.
Cumplir obligaciones legales, regulatorias y contractuales.
Mejorar la experiencia de navegación en bronova.co y analizar el uso del sitio.
Gestionar la presencia de Bronova en redes sociales, incluyendo la publicación de contenido, la interacción con seguidores y la medición del alcance de las publicaciones.
Realizar actividades de publicidad y mercadeo a través de plataformas de terceros, incluyendo Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp), LinkedIn y Google, lo cual puede implicar el uso de herramientas de medición y segmentación de audiencias proporcionadas por dichas plataformas.

5.2. Cuando Bronova actúa como encargada

Cuando los clientes de Bronova cargan datos personales en plataformas como Prodenly, Bronova los trata exclusivamente para:

Prestar el servicio contratado: almacenamiento, gestión documental, procesamiento de formularios, captura y verificación de firmas electrónicas, generación de informes, archivo digital, envío de notificaciones y comunicaciones transaccionales por cuenta del cliente a través de canales como WhatsApp, SMS o correo electrónico (por ejemplo, recordatorios de citas, envío de resultados o avisos operativos), y atención automatizada al usuario final mediante bots conversacionales (chatbots) que responden preguntas frecuentes, brindan información sobre servicios y canalizan solicitudes por cuenta del cliente.
Garantizar la integridad, trazabilidad y disponibilidad de los documentos conforme al contrato y a la normatividad aplicable.
Procesar datos mediante herramientas de inteligencia artificial cuando el módulo correspondiente esté habilitado por el cliente (véase la sección 9).
Generar respaldos cifrados de la información.
Cumplir obligaciones legales de conservación documental cuando apliquen.

Bronova no utiliza los datos cargados por sus clientes para fines propios (comerciales, publicitarios ni de perfilamiento), ni los comparte con terceros distintos de los subencargados declarados en esta política, salvo obligación legal.

6. Derechos de los titulares

De conformidad con los artículos 8 y 15 de la Ley 1581 de 2012, usted tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley la exceptúa.
Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley.
Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, en los casos en que sea procedente conforme a la ley (véase la sección 10 sobre limitaciones por retención legal).
Acceder de forma gratuita a sus datos personales.

Si sus datos fueron cargados por un cliente de Bronova en una de sus plataformas (por ejemplo, una clínica que usa Prodenly), usted puede ejercer sus derechos directamente ante dicho cliente, quien es el responsable del tratamiento. También puede contactar a Bronova al correo contacto@bronova.co y le indicaremos el canal adecuado o tramitaremos su solicitud en coordinación con el responsable.

7. Autorización

Bronova obtiene la autorización para el tratamiento de datos personales de las siguientes formas:

Por escrito, mediante formularios físicos o electrónicos.
De forma oral, cuando se registra la solicitud del titular.
Mediante conducta inequívoca del titular que permita concluir que otorgó su autorización (por ejemplo, el envío voluntario de un formulario de contacto en el sitio web).

Respecto a datos sensibles: de conformidad con el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, Bronova informa que usted no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles. Cuando un cliente de Bronova recoge datos sensibles de salud a través de la plataforma, es responsabilidad de dicho cliente informar al titular sobre el carácter facultativo de la respuesta, obtener su autorización expresa y señalar cuáles datos son sensibles.

8. Transmisión y transferencia internacional de datos

Para prestar sus servicios, Bronova utiliza proveedores de infraestructura y servicios tecnológicos ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos. Estos proveedores actúan como subencargados del tratamiento y acceden a los datos personales únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio contratado.

Los principales subencargados y su ubicación son:

Amazon Web Services (AWS): almacenamiento de archivos y documentos (regiones us-east-1 y us-east-2, Estados Unidos).
MongoDB Atlas: base de datos en la nube (Estados Unidos).
Render: alojamiento del servidor de aplicación (Estados Unidos).
Vercel: alojamiento de la aplicación web (Estados Unidos).
Twilio: envío de mensajes SMS para verificación de identidad y notificaciones (Estados Unidos).
Meta (WhatsApp Business API): envío de mensajes transaccionales por cuenta de los clientes de Bronova, como recordatorios de citas, notificaciones de resultados y avisos operativos (Estados Unidos). Véase la sección 13.1.
OpenAI y Anthropic: procesamiento mediante inteligencia artificial cuando el módulo correspondiente está habilitado (Estados Unidos). Véase la sección 9.

Estados Unidos no es considerado por la Superintendencia de Industria y Comercio como un país con nivel adecuado de protección de datos personales. Sin embargo, Bronova ha adoptado las siguientes medidas para garantizar niveles de protección adecuados, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013:

Cláusulas contractuales con cada proveedor que garantizan la confidencialidad, seguridad e integridad de los datos.
Verificación de que cada proveedor cuenta con políticas de protección de datos y certificaciones de seguridad reconocidas (SOC 2, ISO 27001 u otras aplicables).
Limitación del acceso a los datos al mínimo necesario para la prestación del servicio.

Bronova no transfiere ni vende datos personales a terceros para fines distintos de los aquí descritos.

9. Uso de inteligencia artificial

Bronova puede utilizar herramientas de inteligencia artificial (IA) como parte de los servicios que presta a través de sus plataformas. El uso de IA se da únicamente cuando el cliente tiene habilitado el módulo correspondiente e incluye, entre otros:

Lectura e interpretación asistida de electrocardiogramas (ECG).
Procesamiento y análisis de documentos.
Generación de reportes y resúmenes a partir de datos ingresados por el usuario.

En estos casos, los datos necesarios para el procesamiento se transmiten a los proveedores de IA (actualmente OpenAI y Anthropic) bajo las siguientes condiciones:

Los datos se envían de forma segura, mediante conexiones cifradas.
Los proveedores de IA no utilizan los datos para entrenar, mejorar ni alimentar sus modelos de inteligencia artificial. Los contratos con estos proveedores (API de uso empresarial) garantizan expresamente esta restricción.
Los datos se procesan únicamente para generar el resultado solicitado y no se almacenan de forma permanente por parte del proveedor de IA más allá del tiempo estrictamente necesario para completar la solicitud.
El resultado generado por la IA es una herramienta de apoyo y no reemplaza el criterio profesional del personal de salud ni de cualquier otro profesional.

10. Retención y supresión de datos

10.1. Datos recopilados directamente por Bronova

Bronova conservará los datos personales recopilados directamente durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas en esta política. Cuando la finalidad se haya agotado y no exista obligación legal o contractual de conservarlos, los datos serán suprimidos de forma segura.

Si usted revoca su autorización o solicita la supresión de sus datos, Bronova procederá a eliminarlos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, salvo que exista una obligación legal que impida la supresión.

10.2. Datos cargados por clientes en las plataformas de Bronova

Cuando un cliente de Bronova utiliza la funcionalidad de archivo con retención legal de documentos (por ejemplo, para cumplir con la Resolución 839 de 2017 que exige conservar historias clínicas durante quince años desde la última atención), los documentos sellados quedan protegidos por un mecanismo de bloqueo de retención que impide su eliminación antes de que venza el plazo.

Esto significa que, si un titular solicita la supresión de datos contenidos en un documento sellado con retención activa, no será posible cumplir la solicitud hasta que expire el plazo legal de conservación. Esta limitación existe para garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales de conservación documental del cliente (responsable del tratamiento), particularmente en el sector salud.

En estos casos, Bronova:

Informará al titular sobre la existencia de la restricción legal y el plazo de retención aplicable.
Limitará el acceso al documento al mínimo necesario.
Procederá a la supresión una vez vencido el plazo de retención.

Para datos que no estén sujetos a retención legal, la supresión se realizará conforme a las instrucciones del cliente responsable del tratamiento, dentro de los plazos legales.

11. Medidas de seguridad

Bronova implementa medidas técnicas, administrativas y organizacionales para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o destrucción, entre ellas:

Cifrado en tránsito: todas las comunicaciones entre los usuarios y las plataformas de Bronova se realizan mediante conexiones TLS (HTTPS).
Cifrado en reposo: los datos sensibles almacenados en las bases de datos se cifran con AES-256. Los archivos almacenados en la nube cuentan con cifrado del lado del servidor.
Control de acceso: acceso basado en roles con autenticación segura. Las contraseñas se almacenan mediante funciones de derivación de clave (no en texto plano).
Auditoría: registro de las operaciones relevantes sobre los datos (acceso, modificación, firma, descarga), con trazabilidad verificable.
Respaldos: copias de seguridad automáticas y cifradas, almacenadas en infraestructura separada de la principal.
Verificación de identidad: para operaciones sensibles como la firma electrónica remota, se emplea verificación mediante códigos de un solo uso (OTP) enviados por SMS o correo electrónico.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

12.1. Consultas

Los titulares o sus representantes pueden consultar la información que reposa en las bases de datos de Bronova enviando una solicitud a contacto@bronova.co. La solicitud debe incluir:

Nombre completo del titular.
Número de documento de identidad.
Descripción de la información que desea conocer.
Dirección de correo electrónico o medio para recibir la respuesta.

Bronova atenderá las consultas en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la recepción de la solicitud. Cuando no sea posible atenderla en dicho plazo, se informará al titular antes de su vencimiento, indicando los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no excederá de cinco (5) días hábiles adicionales.

12.2. Reclamos

Cuando el titular considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta un presunto incumplimiento de la ley, puede presentar un reclamo a contacto@bronova.co con:

Nombre completo y documento de identidad del titular.
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
Documentos que soporten la solicitud, si aplican.
Dirección de correo electrónico o medio para recibir la respuesta.

Si el reclamo está incompleto, Bronova requerirá al titular dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que lo subsane. Si transcurren dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el titular presente la información solicitada, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Bronova atenderá los reclamos en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la recepción del reclamo completo. Cuando no sea posible atenderlo en dicho plazo, se informará al titular antes de su vencimiento, indicando los motivos y la nueva fecha de respuesta, que no excederá de ocho (8) días hábiles adicionales.

12.3. Ante la Superintendencia de Industria y Comercio

Si el titular no está satisfecho con la respuesta de Bronova, puede presentar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), siempre que haya agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante Bronova.

Sitio web de la SIC: www.sic.gov.co

13. Tratamiento de datos en plataformas de terceros

13.1. Meta (Facebook, Instagram, WhatsApp)

Bronova utiliza las plataformas de Meta Technologies, Inc. para dos propósitos diferenciados:

a) Como proveedor tecnológico de WhatsApp Business API. Bronova, en su calidad de proveedor de soluciones tecnológicas (Tech Provider), utiliza la API de WhatsApp Business por cuenta de sus clientes (clínicas, empresas e instituciones) para:

Mensajes transaccionales y notificaciones: recordatorios de citas, notificaciones de disponibilidad de resultados, avisos sobre documentos pendientes de firma, confirmaciones y otras comunicaciones operativas que el cliente necesita hacer llegar a sus pacientes o usuarios finales.
Atención al cliente automatizada: bots conversacionales (chatbots) que responden preguntas frecuentes, brindan información sobre servicios, gestionan agendamiento y canalizan solicitudes, operando bajo las reglas y el contenido definido por el cliente.

En este contexto:

Bronova transmite a Meta el número de teléfono del destinatario y el contenido de los mensajes, exclusivamente para efectuar la comunicación por cuenta del cliente (responsable del tratamiento).
En las conversaciones con bots, los mensajes del usuario se procesan para generar una respuesta pertinente. Cuando el bot utiliza inteligencia artificial, aplican las condiciones de la sección 9 de esta política.
El cliente decide qué comunicaciones se envían, qué funcionalidades tiene el bot y bajo qué circunstancias opera. Bronova actúa como encargado y canal técnico, no como iniciador de la comunicación.
Bronova no utiliza los números de teléfono ni los mensajes de los pacientes o usuarios finales de sus clientes para fines propios, de publicidad ni de perfilamiento.

b) Para presencia comercial y publicidad de Bronova. Bronova puede utilizar Facebook, Instagram y WhatsApp para publicar contenido comercial propio, interactuar con seguidores y gestionar campañas publicitarias sobre sus servicios.

En este contexto:

Bronova puede compartir datos de contacto (como correo electrónico o teléfono) con Meta para la creación de audiencias personalizadas o la medición de resultados de campañas, siempre dentro del alcance de la autorización otorgada por el titular.
Meta puede recopilar datos sobre las interacciones de los usuarios con el contenido publicado por Bronova, conforme a la política de privacidad de Meta.
Cuando Bronova utilice el píxel de Meta u otras tecnologías de seguimiento en sus sitios web, se informará al usuario mediante la Política de Cookies.

Para conocer cómo Meta trata los datos personales, consulte la política de privacidad de Meta en https://www.facebook.com/privacy/policy/.

13.2. Google

Bronova puede utilizar servicios de Google (como Google Analytics o Google Ads) para analizar el tráfico de su sitio web o gestionar campañas publicitarias. En estos casos, se aplican las condiciones de privacidad de Google y se informa al usuario en la Política de Cookies.

13.3. LinkedIn

Bronova puede utilizar LinkedIn para publicaciones comerciales e interacción profesional. Las interacciones en LinkedIn se rigen por la política de privacidad de LinkedIn.

14. Cookies y tecnologías similares

El sitio bronova.co puede utilizar cookies y tecnologías similares para mejorar la experiencia de navegación y, en caso de estar habilitadas, para fines de analítica y publicidad. La información detallada sobre las cookies utilizadas, sus finalidades y la forma de gestionarlas se encuentra en la Política de Cookies.

15. Vigencia y modificaciones

Esta política entra en vigencia a partir del 26 de septiembre de 2026 y permanecerá vigente mientras Bronova trate datos personales.

Bronova se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Las modificaciones serán publicadas en esta misma dirección (bronova.co/legal/datos-personales) con indicación de la fecha de última actualización. Cuando los cambios sean sustanciales, Bronova informará a los titulares por los medios disponibles (correo electrónico, aviso en el sitio web o notificación en la plataforma).

16. Canal de atención

Para ejercer cualquiera de sus derechos como titular de datos personales, presentar consultas, reclamos o solicitudes de supresión, puede comunicarse con Bronova a través de:

Correo electrónico: contacto@bronova.co
Teléfono: (605) 322 5918
Dirección: CLL 117 # 42 - 56, Barranquilla, Atlántico, Colombia

Este documento fue preparado por Bronova S.A.S. y está pendiente de revisión por un abogado especialista en protección de datos personales.